Alat telekomunikasi yang paling banyak dipergunakan adalah telepon. Apakah selama menggunakannya kita sudah menerapkan etika bertelepon. Simak beberapa etika yang mungkin dapat memperbaiki kualitas dan kemampuan kita berkomunikasi dengan klien perusahaan atau orang yang menelepon kita.
Etika Menerima Telepon sebagai berikut :
1. Pegang gagang telepon dengan baik. Hal ini penting untuk menghindarkan suara yang kita keluarkan tidak jelas . Perhatikan juga jarak telepon, jangan terlalu dekat ataupun terlalu jauh dengan mulut kita.
2. Usahakan nafas kita pada saat berbicara tidak terdengar seperti mendengus di telepon.
3. Ucapkan salam baik pada saat kita menelpon atau menerima telepon, seperti Selamat Pagi, Selamat Siang, Selamat Sore dsb. Bila menerima telepon di kantor biasanya kita sebutkan identitas perusahaan, salam, nama dan kalimat bisa dibantu. Misal: PT. Latte Label, Selamat pagi/siang/sore, dengan Mei bisa dibantu..?
4. Jangan lupa tanyakan identitas penelpon dengan kalimat, boleh tahu dengan Bapak/Ibu/Mas/Mbak siapa saya berbicara..?
5. Gunakan “Smiling Voice” selama pembicaraan berlangsung, bahkan sejak pertama mengucapakan salam. Tersenyumlah selama berbicara dan buat nada suara kita berada pada posisi suara rendah (jangan melengking) dan menggunakan suara perut.
6. Selama pembicaraan jaga kecepatan bicara kita (pitch control) agar tidak terlalu cepat dan terlalu lambat
7.Simak baik-baik pesan atau kalimat yang diucapkan lawan bicara. Jangan memotong pembicaraan. Bila perlu mencatat, siapkan selalu alat tulis di dekat kita, atau yang sering disebut formulir pesan telepon.
- Untuk pesan yang sangat panjang, hendaknya jangan langsung dicatat di formulir, akan tetapi catatlah terlebih dahulu secara tepat dan cepat dikertas lain. Teknik Stenografi sangat baik digunakan disini. Setelah semua pesan tercatat dengan baik dan benar, pindahkan ke formulir yang tersedia.
- Untuk mengoreksi hasil pencatatan, dapat digunakan teknik mengulang.
- Untuk kata-kata yang sulit, dapat digunakan teknik mengeja.
9. Simpulkan hal-hal penting sepanjang pembicaraan sebelum mengakhiri pembicaraan
10.Akhiri pembicaraan dengan pertanyaan "apakah ada lagi yang bisa kami bantu?" atau ada hal-hal penting yang terlewat untuk disampaikan. Bila tidak maka ucapkan terima kasih dan jangan lupa ucapkan kembali salam
11.Yang menghubungi atau menelpon adalah yang meletakkan / menutup gagang telepon terlebih dahulu. Hal ini untuk menghindarkan adanya hal penting yang mungkin belum disampaikan sepanjang pembicaraan dan telepon terlalu cepat ditutup atau berkesan kita mentup/membanting telepon padahal lawan biacara belum selesai berbicara.
Etika bertelepon sebagai berikut :
- Pastikan nomor telepon tujuan anda sudah benar supaya tidak terjadi salah sambung.
- Setelah telepon terhubung, maka tunggu sampai berbunyi nada sambung selama 3-4 kali, jika tidak ada yang mengangkat maka segera tutup telpon berarti disana tidak ada orang dan silahkan ulangi lagi setelah 5-10 menit lagi.
- Jika sudah ada yang mengangkat telpon, biarkan penerima telepon berbicara terlebih dahulu, biasanya jika perusahaan yang memakai operator profesional maka akan menjawab dengan menyapa, menyebutkan nama perusahaan dan siapa yang berbicara.
- Berbicara dengan suara secukupnya artinya tidak terlalu keras dan tidak terlalu kecil, karna jika terlau keras bisa menggangu orang disekitar anda jika terlalu kecil mungkin penerima susah mendengar suara anda.
- Setelah itu baru giliran anda berbicara dan tanyakan apa dan siapa yang anda cari dengan jelas dan singkat mulai dari nama orangnya dan jabatan atau departemennya dan sebutkan juga nama anda dan dari mana serta jabatan anda.
- Jika yang anda cari orangnya ada, maka mungkin akan segera disambungkan dan disuruh menunggu beberapa saat, jika orang yang anda cari tidak ada maka mungkin anda akan ditanya apakah ada pesan untuk yang dicari.
- Ingat juga waktu bicara jangan sampai lebih dari 5 menit, karena ada beberapa perusahaan yang menerapkan sistem mati secara otomatis jika sudah menelpon lebih dari 5 menit.
- Jika sudah mau mengakhiri percakapan jangan lupa mengatakan terimakasih dan anda harus menutup telpon karena anda yang menelpon. Perlu diperhatikan pastikan semua pesan / keperluan anda sudah anda sampaikan semuanya kepada orang yang anda telepon.
